仕事の質を高めるための効率化手法はどうすればよいか

期間ごとの目標を立てる

期間ごとに目標を立てることで、やるべきことが明確化になってきます。
1年の目標を元日に立てる人も多いと思います。

しかし、それだけだと期間が長すぎるために、いつのまにか目標を忘れてしまい、結局年末には達成できなくなってしまうこともあります。
確実に目標を実行していくためには、短いスパンでの目標設定も必要です。

1ヶ月、1週間、そして毎日の目標を決めることにより、今日やるべきことが明確になります。
目の前の目標を一つずつクリアしていくことで、月日や年数がたってくると、それは大きな達成度に変わっていきます。
目標は仕事を効率よく行うための方法の一つです。

受動的な場合と、能動的に仕事を行う場合では、作業効率が大きく変わっていきます。
仕事はやらされた感が強いと、いくらスキマ時間があったとしても、その間はついついさぼろうとしてしまいます。

仕事の作業効率を高めるためには、自分なりの工夫が必要です。
従業員一人一人がそうできるような環境を作っていくことが大切です。

リラックスできる物をいつも身近に置いておく

仕事をきちんと遂行していくためには、ある程度の緊張感が必要です。
しかし、気張りすぎて空回りしないように気をつけなければいけません。

仕事を効率的に進めていくためにも、適度に息抜きをすることが必要です。
休憩時間以外はわざわざ席を外すわけにも行きませんし、それでは時間のむだになってしまうこともあります。

いつも仕事をしているデスクなどに、自分がリラックスできる物を置いておくと良いでしょう。
写真や小物などがいつも身近にあれば、すぐにリラックスすることができます。

そうすることで、気持ちが落ち着いてくれば、また質の良い仕事を続けて行くことができるでしょう。

スキマ時間を活用する

仕事をしていると、意外とスキマ時間はあるものです。
このスキマ時間を有効に活用することで、時間短縮に繋がります。

スキマ時間にできる単調な作業などをあらかじめ用意しておけば、偶然時間が空いた時でも、すぐに作業に取り掛かることができます。

わざわざまとまった時間を単調作業に充てるのももったいない話です。
急ぎの仕事でなければ、空いた時間を上手く活用して、片付けてしまいたいものです。

スキマ時間を利用して、簡単なストレッチを行うのも良い気分転換になります。
1日の作業時間の中で、意外とスキマ時間は多いものです。

この時間が過ぎるのを、ただボーっとしているのでは、時間が非常にもったいないものです。
作業効率化を図るためにも、スキマ時間を上手く活用していきたいものです。

可変できる時間を利用し、不確定要素を真っ先に決める作業効率化の手法

作業の優先順位にも臨機応変に可変できる遊びの時間を入れる

作業の中には、納期が遅いもの、早い物が混在して存在しがちで、何かに没頭している最中に限って他の仕事が依頼される場合もしばしばあります。
でもそんな用事をこなしていると、いつの間にか全然仕事がはかどっていないと言う場合も多くありがちです。
そんな毎日が続く中まず毎朝優先順位を決めるかたも多いと思いますが、必ず実行できる分を100%で詰め込まず、完了確実タスクを7割がたで計画すると作業が効果的に終わらせられるのです。
要は急用が入る部分をあらかじめ開けておく事で、その作業に対処出来たり、その後の予定に影響しない為時間の遊びを作る余裕が、結果として余裕のある作業効率化を生み出してくれるのです。
計画にはあらかじめ余裕が無ければ破綻するのは目に見えて当然の為、目的に応じた可変できる時間を隙間隙間に入れる重要性が作業効率化には必要なのです。

作業工数の枝葉が一番遠い案件順に終わらせ作業効率化

作業によっては優先順位だけつけてその後の作業工数について考えている人は少ないように思います。
そんな中、この案件はどうアプローチすべきで、何が必要なのかを同時に、キーワード設定できている人はすでに作業効率化の名人とも言えるのではないでしょうか。
作業効率化は、複数の細かい案件を揃えて初めてようやく本題に取り掛かれるいわば小説家の様な情報集めが肝心となってきます。
ですが、優先順位だけではその案件をクリアする隠れたアイテムを見落としがちになり、その一つの必要な情報が他人による判断待ちだった場合を想定すると、まずこの判断の結果を真っ先に確保する事を優先しなければ、いつまでたっても歯抜けのパズルとなっているのです。
そうなれば当然、いつまでたっても終わらない仕事は鮮度が落ちていき停滞しがちになるので、作業工数の一番大外にある案件をまず内側に向って潰していく必要性が出てくると言えるのです。

パートナーとの付き合いこそ作業効率化のキーワード。他人の予定によって決まる案件程最初に対処してしまう。

作業には、簡単な物から、頭をひねったり、とにかくメンドクサイ案件だったり、他人の予定によって自分の進捗が決まる場合の作業もあります。
それを優先順位化する場合、時間のかかる案件を先に回しがちの方も多くいらっしゃいますが、この場合、他人の予定によって決まる案件を最優先に気にしながら、工数の少ない案件を先に処理する方法が後々の作業効率化につながってきます。
自分だけの進捗完了で終わる業務は自分主体で完了出来る案件でも、他人が関わると必ず協力が必要となる為、お互いの時間を共に合わせるという、必要のない作業の手間が発生してきます。
しかし相手にも仕事がある場合が多く、複雑な処理や作業工数が多い場合は細かい細分化を行った方が効率化につながるのですが、相手との連携が密な状態で無ければ、事実上機能しない効率化のため注意が必要です。
そのためには普段からの付き合いによる、理解を深める必要があると言えるのです。